Garantire la sicurezza in azienda, adeguarsi alle nuove norme, proteggere la salute delle persone, ripensare i propri spazi, modificare le procedure: nell’ultimo anno le organizzazioni di tutti i settori e di tutte le dimensioni sono state chiamate a mettere in atto numerosi cambiamenti per poter operare in tempo di pandemia da Covid-19. In questa fase di emergenza, molte imprese hanno avviato (o, in altri casi, accelerato) un processo di trasformazione che ha portato allo sviluppo di un ambiente di lavoro moderno, adatto alla gestione della nuova normalità con da un lato la creazione di digital workplace, ambienti di lavoro digitali che favoriscono la gestione delle attività in remoto, dall’altro l’integrazione di tecnologie IoT e soluzioni mobile funzionali alla messa in sicurezza degli spazi fisici, ovvero soluzioni di smart building.
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Dal digital workplace allo smart building
Dal contingentare l’accesso agli spazi comuni alla sanificazione periodica dei locali; dall’adottare lo smart working – quando possibile – al modificare orari di ingresso e uscita scaglionati dei lavoratori per evitare, il più possibile, contatti e assembramenti; dall’evitare le riunioni in presenza al garantire il distanziamento interpersonale. Nella prima fase dell’emergenza sanitaria Covid-19, il lockdown ha portato le aziende a dare priorità allo sviluppo di strumenti per il lavoro da remoto (computer portatili, ambienti di collaboration, sistemi di videocall) che hanno accelerato l’adozione di piattaforme cloud per la gestione dei documenti aziendali e la comunicazione interna in sicurezza. Aziende e istituzioni che già in precedenza avevano creato un digital workplace erano quindi pronte al passaggio in smart working.
Un esempio è il progetto di Digital Workplace di API Torino, l’Associazione che rappresenta le PMI di Torino e Provincia, e API Formazione, l’ente di formazione accreditato dalla Regione Piemonte. Nel corso del 2019, CWS ha sviluppato per API una soluzione di digital workplace realizzando la progettazione e l’implementazione dell’infrastruttura hardware e della piattaforma cloud di collaboration Microsoft 365, occupandosi dell’installazione di reti cablate e wireless, dell’installazione hardware e software, delle soluzioni di cybersecurity e di fare formazione sugli strumenti di collaboration. Quest’ultimo è un aspetto molto rilevante che va oltre lo sviluppo dell’infrastruttura e abilita l’effettiva qualità del lavoro in remoto e produttività dei dipendenti.
Uno studio di Microsoft condotto proprio in questa fase su 14.000 persone in 7 paesi differenti, ad esempio, ha mostrato quanto i meeting virtuali e le riunioni condotte in video con Microsoft Teams abbiano consentito alle persone di stabilire connessioni e lavorare da remoto in modo efficiente.
In una seconda fase dello sviluppo dell’emergenza sanitaria, quando è diventato chiaro che le normative legate alla sicurezza sarebbero diventate strutturali almeno nell’anno a venire, le aziende hanno cominciato a capire l’importanza di fare evolvere le proprie sedi in smart building, edifici in cui l’integrazione di strumenti digitali (dall’IoT alla realtà aumentata) consentisse di aumentare la sicurezza degli spazi fisici. Gli esempi di questo tipo di attività vanno dalle tecnologie di realtà aumentata per l’assistenza remota negli impianti di produzione, ai sistemi di controllo accessi degli edifici, fino ai sistemi di monitoraggio di sedi produttive, uffici, magazzini e cantieri.
I sistemi di controllo accessi e in particolare di reception virtuale sono stati protagonisti durante la pandemia e continuano a essere elementi fondamentali del modern workplace in quanto permettono il tracciamento delle presenze e la gestione automatizzata degli accessi anche per diminuire le occasioni di contatto fisico. I dati derivati da questo tracciamento consentono inoltre la ricostruzione dei contatti e la pianificazione di best practice nell’organizzazione degli spazi di lavoro, sempre ovviamente nel rispetto della privacy.
Le tecnologie di social distancing e l’importanza dell’employee empowerment
Nel contesto produttivo o di cantiere, in particolare, la necessità di mantenere il distanziamento tra operai rischiava di far rallentare i lavori in modo insostenibile. Per questo motivo, sono state sviluppate soluzioni ad hoc per la gestione del distanziamento sfruttando tecnologie in grado di garantire un’elevata affidabilità e un’immediatezza della comunicazione. All’interno del contesto lavorativo non era infatti sufficiente la garanzia data dalle app di social distancing pensate per la popolazione generica, ma era necessario sviluppare piattaforme con maggiore affidabilità in grado di avvertire in tempo reale e con alta precisione quando due dipendenti sono a distanza troppo ravvicinata. Le app generiche di cui possono dotarsi i cittadini utilizzano lo smartphone come dispositivo di tracciamento; questo aspetto introduce la complessità di gestione di device molto differenti, rendendo molto più difficile se non impossibile una misurazione accurata.
Quali sono dunque le tecnologie su cui le aziende possono fare affidamento per garantire la sicurezza negli ambienti di lavoro, in particolare in realtà in cui parte della popolazione aziendale è attiva sul campo, come ad esempio nei cantieri? Una delle soluzioni più affidabili sono le tecnologie indossabili che possono appoggiarsi ad app e tecnologia iBeacon: è il caso di Costanza, l’app per il distanziamento sul luogo di lavoro.
Costanza è uno strumento che consente all’azienda non solo di lavorare in sicurezza ma anche di tracciare eventuali contatti con persone a rischio, in modo da attivare la quarantena esclusivamente ai soggetti effettivamente esposti.
La piattaforma, grazie a un radar di prossimità, consente di rilevare e segnalare quando si supera la distanza di sicurezza, aiutando i dipendenti dell’azienda a mantenere il distanziamento. Ogni persona è dotata di un badge o un braccialetto e di un’app che invia un alert quando due dipendenti sono al di sotto della distanza di sicurezza. La scelta di dotare il personale di badge consente di avere un punto fisso per tracciare l’utente in modo più preciso attraverso dei beacon passivi che, rispetto ai beacon attivi, non hanno la necessità di essere ricaricati. Quindi, il dispositivo di tracciamento è uno strumento neutro che non dipende dal modello di telefonino e che per questo può garantire una maggiore precisione. Naturalmente, questo tipo di strumenti non comporta tracciamento e controllo dell’utente, in quanto l’unica cosa che viene tracciata è il contatto avvenuto.
Così come le piattaforme di collaboration, anche gli strumenti di monitoraggio dei contatti per dare risultati effettivi non possono prescindere da una sensibilizzazione dei dipendenti rispetto all’importanza della loro adozione da un lato e alle garanzie di privacy dall’altro. Per questa ragione, una piattaforma come Costanza non si limita a essere una tecnologia di monitoraggio, ma diventa un vero e proprio strumento di sicurezza con una componente di formazione dei dipendenti in temi di sicurezza: nell’app è presente, infatti, anche uno strumento di storytelling per raccontare le regole del buon comportamento che ogni dipendente deve avere all’interno dell’azienda per lavorare in modo sicuro.
Video: Costanza, app per il social distancing
L’importanza dell’employee empowerment per il modern workplace
L’emergenza sanitaria ha accelerato enormemente un cambiamento in atto, in particolare per quanto riguarda le modalità di lavoro in contesti differenti: uffici, cantieri, impianti di produzione. A un anno dall’accelerazione di questo processo, è possibile tracciare una mappatura delle tendenze in atto considerando i due fronti della digitalizzazione: l’uso sempre più evoluto ed efficace delle piattaforme online e la trasformazione degli ambienti fisici in spazi smart. Un ambiente di lavoro moderno, o modern workplace, è quindi quello spazio di lavoro che senza soluzione di continuità mette a disposizione dei lavoratori da un lato digital workplace, accessibili in ogni momento e da qualunque località (in ufficio, a casa, in mobilità), e dall’altro smart office, uffici che integrano tecnologie digitali per la gestione degli accessi, l’organizzazione degli spazi e la garanzia di sicurezza (ossia smart building). Tecnologie sviluppate nell’ultimo anno per garantire il distanziamento possono infatti diventare la base anche per future esigenze di gestione degli ambienti.
Il modern workplace è quindi un ambiente online e offline dotato di tecnologie digitali in grado di supportare al meglio l’esperienza dei lavoratori, ovunque essi si trovino. Dopo aver messo a disposizione gli strumenti digitali, per garantire produttività e sicurezza in azienda, prima ancora di dettare nuove regole e individuare nuove modalità operative, è importante creare “employee empowerment”, far comprendere cioè ai lavoratori quanta responsabilità, in questo processo, sia individuale e attribuibile direttamente alla persona stessa.
Che si tratti di introduzione di nuove procedure di utilizzo degli spazi o di responsabilizzazione rispetto al lavoro in remoto, l’empowerment dei dipendenti è alla base della creazione di un modern workplace sicuro ed efficace per tutti.
Lo smart working valorizza una produttività svincolata dalle logiche della presenza in ufficio. L’employee empowerment è quindi anche alla base dello smart working: un collaboratore che si sente coinvolto negli obiettivi dell’azienda e ne condivide i valori è più produttivo, così come lo è un dipendente felice di riuscire a bilanciare al meglio vita personale e lavoro.
È consigliabile che il management verifichi regolarmente che tutti si trovino a loro agio in questa “nuova normalità”, affrontando eventuali perplessità. Non bisogna dimenticare che il ruolo del manager è anche quello di trasmettere al personale la sensazione di far parte di una squadra e di lavorare per una causa comune.
