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EAM (Enterprise Asset Management): come farla e come scegliere i software migliori

L’acronimo EAM (Gestione Asset Aziendali) si riferisce anche alla tipologia di software che permette di digitalizzare e monitorare i processi fisici di gestione, anche grazie all’integrazione di soluzioni IoT

Generare valore: la gestione degli asset, ovvero delle risorse aziendali, ha come obiettivo principale l’aumento complessivo del valore dell’impresa, non solo in termini economici. Un’efficace gestione degli asset non è solo un vantaggio competitivo ma la chiave per raggiungere gli obiettivi aziendali in modo chiaro e realistico. Ma quali sono gli standard metodologici dell’Enterprise Asset Management? E come le soluzioni IoT possono aiutare a ottimizzarla?

Cosa vuol dire EAM (Enterprise Asset Management)

L’EAM, acronimo di Enterprise Asset Management, è la gestione degli asset aziendali, ovvero di quelle risorse che hanno un valore potenziale o reale per l’organizzazione. Un asset può essere un bene fisico come un macchinario o un bene intangibile come la reputazione: saper gestire gli asset significa avere chiara l’identità aziendale, gli obiettivi a breve, medio e lungo termine, i mezzi e le strategie con cui realizzarli.

Oggi, l’acronimo EAM si riferisce anche alla tipologia di software che permette di digitalizzare e monitorare i processi fisici di gestione, anche grazie all’integrazione di soluzioni IoT e le relative elaborazioni di dati in tempo reale utili a prendere decisioni.

A cosa serve l’Enterprise Asset Management

Una gestione efficiente degli asset, quindi delle risorse, serve ad aumentare il valore, sia economico che immateriale, dell’azienda. Serve a monitorare in tempo reale i processi, a capire su cosa investire e quando, a ridurre gli sprechi, ad individuare nuove aree di opportunità, a definire e attuare con chiarezza la strategia d’impresa. Infatti, la definizione di “asset” come risorsa anche potenziale implica una riflessione sia su quanto è già presente in azienda sia su quanto ancora manca per raggiungere gli obiettivi previsti.

La gestione degli asset consente quindi di posizionarsi, consolidarsi o crescere in linea con l’identità aziendale, contenendo i costi e massimizzando i risultati. Se ogni asset (beni, persone) per essere riconosciuto come tale ha un valore, una gestione degli asset efficiente comporta anche una valutazione del rischio di depauperamento di quel valore, e quindi l’elaborazione di piani e strategie che diventano procedure operative di riduzione di ogni singolo rischio.

Come fare Enterprise Asset Management

Le linee guida per la creazione di un sistema di Enterprise Asset Management sono contenute nello standard UNI ISO 55002. Lo standard esplicita che “Un sistema di gestione delle risorse […] deve essere adeguato o/e derivare da obiettivi e piani organizzativi”: la gestione degli asset traduce gli obiettivi aziendali in decisioni e piani tecnici e finanziari. Per attuare questo “allineamento”, lo standard segue il modello PDCA – Plan, Do, Check, Act proprio del risk management e usato in parte, ad esempio, nella valutazione della sicurezza aziendale.

Le relazioni tra gli elementi chiave dell’Enterprise Asset Management System nella ISO 55002

Il primo passo è l’analisi del contesto aziendale, da attuare con tutte le risorse coinvolte: qual è la storia dell’azienda? Su quali valori si fonda? Quali sono i suoi obiettivi a breve, medio e lungo termine? Da quante persone è formata? Com’è strutturata? Dov’è collocata? Quali sono i suoi volumi di produzione? E i costi maggiori? Di quante fasi è composto il processo di produzione e come funziona? Quali sono i colli di bottiglia? Quali e quanti sono i flussi di comunicazione interna? E come si rapporta all’esterno? Quali sono le sue policy e i suoi regolamenti? E ancora: chi sono gli stakeholder, all’interno e all’esterno dell’azienda? Quali sono le loro esigenze? Cosa si aspettano? In che modo l’azienda comunica con loro?

A partire dalle risposte a queste domande, si identificano gli asset su cui puntare.

Si elaborano quindi gli obiettivi dell’EAM System e il SAMP-Strategic Asset Management Plan, il Piano Strategico di Gestione degli Asset: un piano che non può prescindere dalla responsabilizzazione della leadership, chiamata ad attuare valutazioni, introdurre nuovi strumenti e integrarli nelle policy vigenti, con un probabile riassetto organizzativo. La leadership e la cultura del luogo di lavoro sono determinanti per la realizzazione del piano, quindi del valore aggiunto previsto.

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Nella fase di planning, di pianificazione, si analizza in dettaglio il piano strategico con una analisi SWOT: per ciascun asset individuato, si identificano i punti di forza, di debolezza, le opportunità e i rischi che se concretizzati, a cascata, potrebbero coinvolgere l’intero sistema e inficiarne il raggiungimento degli obiettivi.

Segue la fase di supporto all’implementazione del sistema, in cui vengono analizzate e valutate tutte le risorse necessarie alla sua realizzazione: non solo le coperture economico-finanziarie, ma anche le competenze, la consapevolezza, i requisiti e i documenti presenti e da sviluppare nonché il piano di comunicazione.

Si arriva quindi alla fase di attuazione del sistema, con la pianificazione operativa delle procedure e dei controlli da adottare per il corretto svolgimento delle attività previste, individuazione dei ruoli e criteri decisionali compresi. Ad esempio, per garantire che i dati raccolti sui diversi asset siano utilizzabili, le informazioni che entrano nel sistema dovrebbero essere controllate in termini di qualità (i form sono compilati per intero? Il formato è corretto?) con processi o strumenti appositi.

La fase seguente è la valutazione delle performance, con il monitoraggio e l’analisi del KPI scelti in relazione ai costi e ai processi e un audit interno prima della revisione da parte dei vertici aziendali.

Infine, la fase di miglioramento che, a partire dalle non conformità rilevate durante la valutazione delle performance, analizza e mette in atto azioni correttive dei processi di gestione degli asset, sia nell’immediato, per brevi finestre temporali, sia continuative.

Un sistema EAM è strutturato come un ciclo di miglioramento continuo: aiuta ad ottimizzare il ciclo di produzione aziendale, quindi il ciclo di vita dei macchinari e degli strumenti nonché le attività dei dipendenti coinvolti; a tracciare i risultati nel tempo, a seconda dell’area o risorsa presa come riferimento; a essere flessibili nella pianificazione e a rimodularla in modo tempestivo, grazie alle diverse tipologie di dati monitorati tra gli uffici e gli impianti.

Un sistema EAM può essere digitalizzato: fin dagli anni ’90 sono state presenti sul mercato soluzioni software che si occupano di raccogliere, archiviare e riproporre dati sulle risorse per supportarne la gestione aziendale. Soluzioni che adesso, con l’integrazione dell’IoT e lo sviluppo della modalità software-as-a-service, ovvero l’utilizzo del software come servizio online, sono molto più evolute e dai costi inferiori rispetto al passato.

Software EAM: come si usano e come scegliere

Non solo manutenzione: un software EAM aiuta nella gestione degli asset sia materiali, come gli impianti, sia immateriali, come, ad esempio, le azioni.

Si usa per controllare e ottimizzare tutte le risorse aziendali: le analisi sui dati in tempo reale, la valutazione dei rischi, lo studio del ciclo di vita di beni e strumenti, il calcolo preventivo e la cronologia degli interventi di manutenzione, la tracciabilità delle scadenze e delle licenze sono solo alcune delle azioni previste dai migliori software EAM, personalizzabili a seconda degli obiettivi aziendali.

I software più evoluti prevedono sistemi di gestione dell’inventario, degli acquisti, dei documenti, della contabilità, dei progetti e strumenti di Business Intelligence per aiutare la pianificazione aziendale. Di seguito alcune delle caratteristiche salienti.

Una migliore convergenza operativa

Il software EAM è una piattaforma unica che standardizza i processi per numerose funzioni degli asset aziendali. Tutti i reparti possono accedere alle stesse informazioni, aggiornate in tempo reale.

Un monitoraggio migliore del ciclo di vita di ogni asset

Con un software EAM ogni asset viene analizzato non solo allo stato attuale, grazie all’integrazione con i dispositivi IoT, ma durante tutto il proprio ciclo di vita, dall’acquisizione alla dismissione passando per le performance e la manutenzione. Il risultato è un efficace Asset Performance Management.

Una migliore ridefinizione dei flussi di lavoro

I migliori software EAM analizzano i dati provenienti dai dispositivi IoT installati sui macchinari o nella linea di produzione e generano statistiche utili a ridefinire e ottimizzare i flussi di lavoro, eliminando sprechi, inefficienze, errori di trascrizione dei dati.

Un migliore controllo sui costi

I software EAM più evoluti offrono una chiara visione d’insieme del costo totale di proprietà (TCO- Total Cost of Ownership), dei costi di esercizio e manutenzione degli asset aziendali, nonché dei loro consumi energetici.

Una migliore compliance

Le soluzioni EAM più avanzate utilizzano il monitoraggio e la tracciabilità dei processi derivanti dai dati per fornire indicazioni utili a rispettare i requisiti sanitari, ambientali e di sicurezza aziendale.

Una migliore gestione della manutenzione

Grazie al monitoraggio continuo degli asset e l’elaborazione dei dati provenienti dall’IoT, con un software EAM evoluto l’intervento di manutenzione o sostituzione di un macchinario o di un sistema elettrico può avvenire prima che il problema si verifichi (manutenzione predittiva), con notevole abbattimento dei costi e l’annullamento di un fermo produzione imprevisto.

Una programmazione che incrocia i dati del possibile impatto sul bilancio e della messa in previsione delle risorse necessarie alla spesa. I software più evoluti includono la gestione dei pezzi di ricambio e dei prodotti per la manutenzione.

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