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CMMS: come gestire gli impianti di manutenzione

CMMS – Computerized Maintenance Management System è un sistema computerizzato di gestione della manutenzione. Un software che aiuta le imprese a monitorare, programmare e governare tutte le operazioni relative alla manutenzione

Inquadrare il QRCode del macchinario in funzione e sapere quando è stato acquistato, se e quante volte si è fermato, per quali motivi, se occorre intervenire prima che si fermi la produzione, se sia più conveniente ripararlo o sostituirlo: la manutenzione “su condizione”, o predittiva, è oggi possibile grazie all’integrazione dell’Industrial Internet of Things con i software di gestione della manutenzione, CMMS – Computerized Maintenance Management System. Soluzioni che consentono di garantire nello stesso tempo sia la sicurezza che la produttività aziendale.

Cos’è un sistema CMMS (Computerized Maintenance Management System)

Un CMMS – Computerized Maintenance Management System è un sistema computerizzato di gestione della manutenzione. Un software che aiuta le imprese a monitorare, programmare e governare tutte le operazioni relative alla manutenzione: dagli ordini di lavoro al magazzino, dalle richieste di intervento alla rendicontazione dei costi fino alla tracciatura dei fermi macchina. In italiano i CMMS vengono anche detti SIM, Sistemi Informativi di Manutenzione: i primi SIM risalgono agli anni ’60 e avevano costi molto più onerosi. Oggi, l’integrazione con soluzioni IIOT e lo sviluppo del software-as-a-service, ovvero l’utilizzo del software come servizio online, hanno reso i CMMS personalizzabili, più economici e accessibili anche da smartphone.

Come fare una corretta gestione della manutenzione

Il decreto legislativo 81/2008 relativo alla sicurezza sul lavoro impone che tutte le attrezzature e gli impianti aziendali debbano essere soggetti a controlli e manutenzione, secondo piani stabiliti dal datore di lavoro e esplicitati o richiamati nel Documento di Valutazione dei Rischi.

Piani di controllo e manutenzione che devono contenere verifiche periodiche effettuate da enti preposti: i risultati dei controlli, riportati per iscritto, devono essere conservati e, almeno quelli degli ultimi 3 anni, tenuti a disposizione degli organi di vigilanza. Oltre alle verifiche periodiche, sono a carico del datore di lavoro i controlli e le operazioni di manutenzione in autonomia, i cui interventi devono essere tutti registrati, ed eseguiti da una “persona competente” (o più) all’interno dell’azienda. Diventa quindi opportuno e consigliabile registrare la formazione della persona o delle persone designate a eseguire i controlli e la manutenzione, anche giornalieri. Opportuno inoltre organizzare specifiche attività di formazione sull’utilizzo dei macchinari per il personale coinvolto, quando necessario.

Per redigere il piano di controllo e manutenzione, è buona prassi nella prima fase procedere a un censimento di macchinari, attrezzature e impianti presenti in azienda e dotarsi di un apposito elenco: ogni singola voce verrà identificata con una breve descrizione e un codice specifico e dotata di una scheda di manutenzione. In ogni scheda, verranno riportate la tipologia del macchinario/attrezzatura, la tipologia dell’intervento di manutenzione previsto e la sua frequenza.

Spesso, queste informazioni sono riportate nel manuale di uso e manutenzione del macchinario stesso. In assenza, per individuare le parti del macchinario che devono essere soggette a manutenzione si valuta il rischio sicurezza, quindi le condizioni di normale funzionamento da rispettare, il possibile errore d’uso e si consultano gli operatori che sono soliti utilizzarlo. Si stabilisce quindi come effettuare l’intervento: ad esempio attraverso il controllo del funzionamento o la verifica dell’assenza di alterazioni dei componenti di sicurezza. Viene descritta la procedura da seguire in caso di anomalia durante il controllo e la frequenza di intervento, da calcolare sia tenendo in considerazione la vita residua del macchinario che il parere degli utilizzatori. Si stabilisce il responsabile della manutenzione, quindi le “persone competenti” previste dalla legge.

Una volta definiti quali, su cosa intervenire, chi interverrà, come e quando, si redige il piano annuale di manutenzione vero e proprio, che costituisce il programma di tutte le operazioni, comprese le verifiche periodiche obbligatorie, e che dovrà essere periodicamente aggiornato rispetto anche allo storico dei guasti.

Le operazioni del piano sono infatti di manutenzione preventiva, o pianificata, o ordinaria (Time-Based Maintenance): i componenti critici vengono revisionati e/o sostituiti in base ad un calendario.

Ma le operazioni possono anche essere di manutenzione non programmata, o straordinaria, o reattiva, o correttiva (Breakdown Maintenance), eseguite dopo guasti o anomalie che possono causare infortuni e fermi di produzione. L’obiettivo di una corretta gestione della manutenzione è ridurre al minimo questo tipo di operazioni.

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Tutte le attività di manutenzione effettuate vengono registrate sull’apposita scheda del macchinario, che è buona prassi allegare al piano annuale di controllo e manutenzione.

Il piano viene quindi analizzato dal management a fine anno per capire i costi sostenuti, gli interventi effettuati, come ottimizzarli nelle modalità e nella frequenza prima di stanziare il budget per l’anno successivo.

Per una corretta gestione della manutenzione, solo sul versante documentazione, è necessario produrre e conservare: la documentazione aggiornata relativa ad ogni attrezzatura, quindi i manuali d’uso e manutenzione, la documentazione rilasciata dal fornitore, le schede di manutenzione, i verbali delle verifiche periodiche obbligatorie, la registrazione dei controlli e delle manutenzioni effettuati; i piani di manutenzione; la registrazione della formazione della “persona competente”. A questi si aggiungono la registrazione dei costi degli interventi effettuati e la gestione del magazzino per i ricambi.

Come i software CMMS integrati a soluzioni IIOT possono aiutare questi processi?

I vantaggi della manutenzione CMMS

Un software CMMS, personalizzabile a seconda delle esigenze, può automatizzare la maggior parte dei processi di gestione della manutenzione, con risparmi considerevoli di tempo e risorse. Anziché carta e penna o fogli informatizzati per la raccolta e la gestione dei dati, un sistema integrato, che evita errori di compilazione, imprecisioni, perdite di produttività ed è accessibile anche via app.

Tra i vantaggi maggiori, la possibilità di usufruire della manutenzione su condizione, o predittiva (Condition Based Maintenance): ovvero, la manutenzione basata sul monitoraggio in tempo reale dello stato delle attrezzature e degli impianti grazie all’integrazione con soluzioni IIOT.

I sensori posizionati sul macchinario o sulla linea dell’impianto forniscono dati sul funzionamento abituale che, elaborati e incrociati rispetto allo storico delle operazioni, “prevedono” una possibile variazione dei parametri e consentono di intervenire prima che si verifichi il guasto o l’anomalia. Non solo: il software elabora un prospetto dei costi da cui valutare se sia più conveniente la manutenzione o la sostituzione e in che tempi.

Con un software CMMS tutte le azioni vengono tracciate e registrate in automatico all’interno del sistema: le stesse informazioni vengono rese accessibili a tutti gli operatori su un’unica piattaforma.

È quindi possibile, con un clic, accedere a tutta la documentazione del macchinario o dell’attrezzatura in esame: data d’acquisto, caratteristiche, manuale d’uso, garanzia, contratti, storico degli interventi effettuati, piani di manutenzione.

Lo stesso piano di manutenzione, annuale o personalizzato, viene elaborato secondo le priorità aziendali e valutato secondo KPI condivisi.

I software CMMS: come scegliere

Un software CMMS ottimizza tutto il flusso di lavoro della manutenzione, dalla richiesta di intervento alla sua esecuzione, passando per l’analisi dei dati, la gestione del magazzino e i piani di manutenzione preventiva. Spetta all’azienda capire quali moduli funzionali corrispondano alle proprie esigenze. Di seguito le principali caratteristiche dei software migliori.

Una migliore gestione degli ordini di lavoro

I software CMMS più evoluti consentono una migliore gestione degli ordini di lavoro, ovvero dei documenti cartacei o digitali che contengono le informazioni sull’intervento di manutenzione da effettuare. Un ordine di lavoro include chi ha richiesto l’intervento, chi ha autorizzato il lavoro, a quale attrezzatura si riferisce e dove è collocata, lo scopo dell’intervento, la descrizione del problema, il tipo di intervento, il livello di priorità, a chi è stato assegnato l’intervento, cosa occorre per effettuarlo, le date previste di inizio e fine lavoro. Gli ordini di lavoro si generano per richieste di intervento (manutenzione reattiva, straordinaria) o per azioni programmate (manutenzione preventiva, ordinaria).

I migliori software CMMS creano automaticamente gli ordini di lavoro per le azioni programmate. Le richieste di intervento vengono fatte generalmente dal personale che si accorge di un guasto o di una anomalia: i software migliori consentono di automatizzare anche questa richiesta con interfacce intuitive e procedure guidate che la standardizzano e rendono più facile l’intervento, anche se imprevisto, agli specialisti. L’ordine di lavoro per essere gestito deve essere creato, assegnato, pianificato, eseguito, chiuso, archiviato: i migliori software CMMS consentono completare il flusso da mobile, sul luogo dell’intervento da effettuare, con notifiche in tempo reale di assegnazione, programmazione e archiviazione automatica, possibilità di analisi e report e di inserimento in allegato di tutta la documentazione necessaria.

Una migliore tracciabilità dei fermi macchina

Le soluzioni software CMMS più avanzate consentono di automatizzare la creazione di un ordine di lavoro correlandolo a un parametro del macchinario (es. chilometri raggiunti): la manutenzione su condizione è una delle azioni principali per impedire i fermi macchine imprevisti, e i conseguenti sprechi di risorse e cali di produttività. I migliori software CMMS adottano strategie di manutenzione su condizione o preventiva, tracciano lo storico di ogni macchinario e creano report per capire i motivi del fermo, “prevedere” fermi futuri e fornire supporto alle decisioni del management. La segnalazione del fermo può avvenire anche da mobile. L’analisi dei dati raccolti serve a confrontare i costi delle riparazioni con quelli di un’eventuale sostituzione.

Una migliore gestione del magazzino

I software CMMS più evoluti permettono automaticamente di aggiungere i pezzi di ricambio agli ordini di lavoro e di aggiornare i livelli di scorta, con notifiche di allerta di superamento della soglia minima impostata. L’automazione avviene associando un codice di identificazione a ogni pezzo di ricambio (es. un QrCode): al momento dell’intervento sul posto, il tecnico o il fornitore, scannerizzando il codice col proprio cellulare, conoscerà il pezzo di cui ha bisogno, lo allegherà all’ordine di lavoro e, in automatico, il pezzo verrà sottratto dall’inventario. Il sistema di tracciamento consente di sapere per ogni pezzo quando, da chi e dove è stato utilizzato.

Il flusso di magazzino può essere monitorato anche da remoto. I software CMMS più avanzati calcolano i lotti di riordino e i tempi di approvvigionamento, e, incrociando i dati con le attività programmate, anche le quantità di ricambi necessarie al fabbisogno aziendale.

Una migliore rendicontazione dei costi

I software CMMS migliori dispongono di dashboard per tenere monitorati gli indici di manutenzione e il controllo dei costi, anche da mobile. Dispongono di funzioni per tracciare i tempi di lavoro e la durata di ogni intervento, per aggiungere i dati di costo al magazzino e a ogni ordine di lavoro, per tracciare le spese e tagliare i costi superflui, per vedere i dettagli di spesa di ogni singolo intervento, per identificare le fonti di spesa più importanti e ottimizzarle. Prevedono la creazione di report periodici, anche sulle performance dei tecnici.

 

 

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