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Fleet management: cos'è e in cosa si differenzia dal noleggio a lungo termine

L’utilizzo di soluzioni IoT permette al fleet management di effettuare simulazioni e usare modelli per un monitoraggio costante della flotta e un’ottimizzazione concreta delle prestazioni

Dai software di Analytics specializzati ai dispositivi installati di serie sui veicoli: la co-evoluzione di industria automobilistica e IoT consente di adottare soluzioni sempre più avanzate anche nel fleet management. Strumenti che consentono di monitorare e ottenere informazioni in tempo reale su logistica e carico, nonché sul costo del petrolio nelle piattaforme di estrazione e sui comportamenti di guida: incrociando lo storico dei dati sulle prestazioni, è possibile ottimizzarle, ridurre le emissioni inquinanti e migliorare la sicurezza su ogni veicolo della flotta.

In cosa consiste il fleet management

Il fleet management è, letteralmente, la “gestione della flotta” (o parco auto) aziendale. Più precisamente, racchiude tutte le attività operative e amministrative di gestione come la logistica, la manutenzione, le spese correnti come le tessere carburante e quelle ricorrenti come assicurazione e bollo, la pianificazione delle missioni. Un fleet management efficace allinea alle esigenze dell’azienda diversi elementi: dalla tipologia più opportuna di contratto di fornitura dei mezzi alla definizione della car policy fino al monitoraggio e all’analisi dei dati relativi a spese e consumi.

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Le aziende dotate di un parco auto, difatti, adottano sempre più spesso una car policy di regolamentazione della gestione in cui si esplicitano, nero su bianco, gli standard di sicurezza e consumi, a chi e quando debbano essere assegnati i veicoli, come debbano essere usati, in che modo siano stati assicurati e perché.

Il fleet management è un’attività che può anche essere esternalizzata ad aziende specializzate che offrano il servizio: non include né il noleggio auto né alcun finanziamento dei veicoli, ma può essere integrata con le diverse tipologie di contratto di fornitura dei mezzi.

Perché le società si stanno affidando al fleet management

Più di vent’anni fa, il decreto n. 179 del 27 marzo 1998, il cosiddetto decreto sulla mobilità sostenibile, ha introdotto l’obbligo, per le aziende con più di 300 dipendenti e per le realtà che hanno più di 800 addetti in Comuni interessati da problemi di inquinamento atmosferico, di individuare un “responsabile per la mobilità aziendale”, ribattezzato “fleet manager”. Il fleet manager è chiamato a studiare le migliori soluzioni di mobilità sostenibile per dipendenti e collaboratori dell’impresa in cui è impiegato: dagli spostamenti casa-lavoro all’organizzazione delle missioni, ottimizzando la gestione della flotta anche attraverso l’utilizzo di appositi incentivi statali per ridurre l’inquinamento atmosferico e le emissioni di Co2. Un lavoro di mediazione tra dipendenti, azienda e istituzioni.

Le Mani, Terra, La Prossima Generazione

L’utilizzo di soluzioni IoT può aiutare il fleet manager a effettuare simulazioni e usare modelli per un monitoraggio costante della flotta e un’ottimizzazione concreta delle prestazioni. Sono diversi i software gestionali che supportano con alert su scadenza bolli, assicurazioni e revisioni dei veicoli, nonché sulla gestione dei centri di costo e l’integrazione con sistemi di localizzazione satellitare.

A ottobre GeoTab e Mercedes Benz Connectivity Services hanno annunciato la nuova soluzione IoT di fleet management integrata direttamente sui veicoli di serie. In pratica, viene installato un dispositivo che funziona da hub IoT ed è integrato con gli altri servizi di connettività dell’auto: il dispositivo comunica dati e indicatori per ogni veicolo della flotta alla piattaforma aperta ed espandibile di big data analytics, MyGeotab, che li raccoglie, elabora ed incrocia a seconda delle esigenze. I dati provenienti dai veicoli vengono quindi integrati con i dataset della casa auto, con la generazione di avvisi specifici in termini di manutenzione, sicurezza, sostenibilità.

Geotab e Mercedes: nuovo servizio per i Fleet Manager | Fleet Magazine

A settembre 2019 la stessa multinazionale canadese, Geotab, ha lanciato con Vodafone uno specifico software di IoT Analytics applicata al fleet management, Vodafone Business Fleet Analytics: dati su posizione, stili di guida, diagnostica di bordo e chilometraggio, informazioni su posizione, fermate e diagnostica dei diversi veicoli, analisi multidimensionale in tempo reale con accesso ai dati storici possono essere visualizzati sia tramite portale web (My Vodafone Fleet) che la app per conducenti (Vodafone Fleet Drive), con report personalizzabili e disponibili in tempo reale.

 

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Il dispositivo IoT Geotab è dotato della tecnologia di espansione IOX – Input Output Expander® che rende possibile collegare hardware aggiuntivo e comunicare con dispositivi seriali esterni grazie a una porta mini USB specializzata collocata su un lato.

Un’interfaccia che consente di collegare, ad esempio, sensori beacon Bluetooth per misurare temperatura, umidità, vibrazioni del veicolo, nonché caricare ID del conducente e diverse modalità di suo feedback.

video guida ai diversi IOX (in inglese)

Dal 2015 è attivo Telepass Fleet, un servizio che integra il sistema di pagamento Telepass con un software gestionale, cui accedere tramite portale web e app dedicati. Il software consente di selezionare la modalità di utilizzo del veicolo da parte dei driver (fini privati o aziendali) con una gestione differenziata dei movimenti che si traduce nella semplificazione dei processi di gestione e in una digitalizzazione che elimina il numero di ricevute da allegare alle note spese. Il pagamento e la gestione delle multe, dei lavaggi e del carburante, l’associazione per centri di costo, il download delle fatture e la reportistica puntuale sono tra le operazioni disponibili. L’Agenzia delle Entrate ha concesso a Telepass l’autorizzazione per la detraibilità integrale dell’Iva sui pedaggi aziendali a favore di tutti i clienti che aderiscono al servizio.

Video Telepass Fleet

Per gli enti pubblici, all’interno della convenzione Convenzione Consip Mobile 7 per la telefonia mobile, aggiudicata a TIM nel 2018, è disponibile il servizio di Fleet Management di Way, azienda nata nel 1996 e partecipata dal 2015 dal Gruppo Olivetti.

La soluzione IoT TIM Fleet Tracking è composta da una OBU- On Board Unit e da una piattaforma web in cloud. La OBU è dotata di GPS e GLONASS per la localizzazione dei mezzi nonché di un modem GSM/GPRS con un’interfaccia CAN- Controller Area Network per l’acquisizione dei dati dal veicolo e un alloggiamento per SIM M2M per la loro trasmissione alla piattaforma. L’OBU ha un interruttore privacy e viene fornita di pulsante SOS per la segnalazione immediata di emergenze: ha una memoria interna in cui registrare i dati in caso di momentanea indisponibilità del canale di trasmissione dati. La piattaforma web, accessibile da qualsiasi browser, consente la localizzazione e il monitoraggio dei mezzi in tempo reale, le telemetrie di bordo, le rilevazioni di eventi di crash, l’acquisizione di report e statistiche, la gestione degli interventi di manutenzione, l’infomobilità rispetto a meteo e traffico.

La soluzione è stata adottata dall’ASL Roma 1 per la sua flotta aziendale.

Video da Forum PA 2019

La collaborazione tra Way e TIM si è concretizzata anche in un servizio di company car sharing ad oggi utilizzato da 10000 dipendenti con 750 veicoli aziendali su oltre 30 sedi principali, con l’obiettivo di 70 sedi in tutta Italia e il coinvolgimento di 2000 auto. Il servizio si basa sulla piattaforma in open source All4Things: realizzata in ambiente standard Java EE, integra un framework di sviluppo grafico che consente di configurare facilmente portali e dashboard , ha un’unica componente EAI – Enterprise Application Integration che costruisce e controlla API e servizi web on-premises, su cloud e su dispositivi in un unico punto, è in grado di gestire in modo automatico centinaia di milioni di eventi con elaborazione in parallelo dei dati.

Al centro della piattaforma, le integrazioni: grazie a un ESB – Enterprise Service Bus in open source che “trasporta” e gestisce i dati, centinaia di connettori interagiscono tra i diversi sistemi. Sistemi che comprendono, come in figura, dalla gestione delle identità e degli accessi alle API, dai sistemi di legacy alle applicazioni in cloud e quindi al database, dalla smart analytics ai dati IoT provenienti dai sensori.

Applicata al car sharing, la piattaforma ha consentito di aggiungere all’organizzazione, prenotazione e rendicontazione del servizio la gestione dell’iter autorizzativo della prenotazione, politiche premiali sull’uso corretto dei veicoli e l’ottimizzazione della redistribuzione su siti di parcheggio diversi.

Che tipo di contratto ha il fleet management?

I contratti di fleet management sono diversificabili a seconda delle esigenze. Come già accennato, non necessariamente comprendono il noleggio dell’auto: la proprietà può rimanere dell’utilizzatore finale o dell’azienda che può appaltare ad una società esterna i servizi correlati. Società esterna che può essere specializzata in fleet management o operare nel noleggio a lungo termine ed offrire servizi di gestione delle flotte.

I contratti di fleet management possono comprendere aspetti amministrativi (tasse, gestione sinistri e multe), assicurativi (coperture RCA, PAI, tutela legale, limitazione di responsabilità furto-incendio-danni accidentali), operativi (acquisto, gestione ordine e consegna veicolo, manutenzione ordinaria e straordinaria, pneumatici, vettura sostitutiva, carta carburante), eBusiness (telematica, portale e reportistica avanzata, fatturazione elettronica, app per i conducenti).

Tra i servizi “classici” di fleet management troviamo il car sharing, il car pooling e il noleggio a breve o a lungo termine. Il car sharing è la condivisione dei mezzi aziendali attraverso sistemi di prenotazione; il car pooling prevede la messa a disposizione dei mezzi dei dipendenti per la condivisione del tragitto casa-lavoro in cambio di incentivi e rimborsi; il noleggio a breve o a lungo termine prevede la consegna di un veicolo per un periodo definito dietro il pagamento di un canone mensile che comprende tutte le spese.

Tutti i servizi “classici” possono essere integrati o riconfigurati con servizi che prevedono soluzioni IoT.

Che vantaggi porta all’azienda e ai clienti?

Il fleet management consente di ottimizzare le prestazioni del parco auto e di ottenere la conformità alle normative vigenti riducendo le emissioni inquinanti e molte voci di costo: dal costo della flotta (TCO- Total Cost of Ownership), al consumo di carburante, alla manutenzione, ai costi dei ritardi relativi alle rendicontazioni delle fatture di spesa dell’uso dei veicoli.

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Il monitoraggio in tempo reale offerto dalle soluzioni integrate IoT trasforma la manutenzione da correttiva (a guasto avvenuto) a predittiva (programmabile sulla base degli alert dei dispositivi); dà accesso a informazioni sulle fluttuazioni dei prezzi del carburante, su posizione e fermate del veicolo, viaggi, velocità, traffico, percorsi, operazioni logistiche; permette di misurare il peso esatto del carico con sensori installati sull’asse del veicolo e controllarlo con specifici alert di differenza di temperatura; ricostruisce lo stile di guida del conducente con il controllo delle velocità per aumentare la sicurezza nel veicolo.

Tutte queste informazioni sono la base di un’analisi multivariata dei dati che produce report istantanei a supporto delle decisioni, non solo di “reazione” ma soprattutto di programmazione.

Un fleet management efficace permette ad ogni dipendente di raggiungere l’obiettivo (utilizzare l’auto aziendale senza imprevisti) in tempi brevi e con meno stress: una gestione accorta della flotta aziendale che programma i tragitti da percorrere, la manutenzione e il turn-over delle auto, fa sì che il lavoratore spenda meno tempo alla guida e abbia più risorse di tempo ed energia per dedicarsi alla relazione con i clienti. Clienti che avranno a loro volta un servizio migliore e più soddisfacente.

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