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Speciale Unified Communication: nuove modalità di comunicazione entrano in azienda

Il periodo di crisi non sembra fermare il crescente interesse verso le soluzioni di Unified Communication & Collaboration, che introducono vantaggi e significativi cambiamenti organizzativi

Pubblicato il 01 Gen 2010

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Con il termine Unified Communication & Collaboration si
intendono tutte le applicazioni ICT a supporto della gestione di
ogni tipo di comunicazione, interna ed esterna all’impresa,
in modo unitario e indipendente dai mezzi adottati per veicolarne
i contenuti, attraverso infrastrutture e strumenti integrati.
Tali soluzioni, nate come distinte e oggi riunificate in suite
applicative di Unified Communication & Collaboration,
permettono alla Direzione Sistemi Informativi una gestione
unificata dei diversi canali di comunicazione, con importanti
risparmi nei costi di set-up e gestione dei diversi servizi e
allo stesso tempo consentono di favorire la collaborazione sia
intra che inter aziendale. Grazie ai benefici ottenibili nel
breve periodo, le iniziative di Unified Communication &
Collaboration riescono attualmente ad “entrare” nelle
organizzazioni nonostante tutte le risorse e l’attenzione
siano spesso assorbite da logiche di sopravvivenza, o per lo meno
di breve periodo, e gli investimenti ICT siano in forte
diminuzione a causa del periodo di crisi. Una ricerca condotta
nel 2009 dalla School of Management del Politecnico di Milano con
il coinvolgimento di 102 CIO mostra, infatti, che per i prossimi
tre anni, solamente un numero molto limitato di CIO (11%) si
aspetta un aumento degli investimenti ICT, a fronte di un 19% che
prevede di andare incontro ad una contrazione del budget. In
questo quadro generale l’analisi evidenzia però come vi
siano alcuni ambiti dell’Enterprise 2.0 per i quali, in
significativa contro- tendenza, il trend di interesse ed
investimenti per i prossimi tre anni è sensibilmente crescente e
fra questi gioca un ruolo chiave la Unified Communication &
Collaboration con aumenti rilevanti del budget dedicato in circa
il 50% delle aziende del campione ed un ruolo a supporto dei
processi ritenuto dai CIO rilevante o molto rilevante
nell’89% dei casi. La Ricerca, quindi, ha evidenziato come
la crisi in atto non sia affatto destinata a fermare il crescente
interesse verso questo ambito, ma possa al contrario accelerarne
la diffusione, spingendo le imprese ad investire in progetti di
Unified Communication & Collaboration che, oltre ad apportare
benefici misurabili e a rispondere ad esigenze concrete, hanno
anche il pregio di introdurre all’interno delle
organizzazioni i germi del cambiamento profondo che
l’Enterprise 2.0 implica.

Applicazioni ed esigenze
Fra le più comuni applicazioni di Unified Communication figura
la rubrica centralizzata, che consiste in una rubrica aziendale
che consente di visualizzare sia il nome del chiamante sia il suo
numero e che è popolabile tramite browser o tramite importazione
da file cvs o txt ed è scaricabile sui telefoni che supportano
tale funzione. Molto diffusa è anche la casella vocale, ovvero
una segreteria telefonica personale evoluta: infatti, può essere
consultata direttamente dal telefono o da un pc, interno o remoto
via browser, ed è possibile inoltre far recapitare il messaggio
via e-mail in formato audio sulla propria postazione di lavoro.
Un’altra caratteristica delle applicazioni di Unified
Communication è la “presence”, che permette di
visulaizzare lo “stato” della persona che si desidera
contattare: se è libero, occupato, non connesso, e anche con
quale canale di comunicazione preferisce essere contattato:
telefono, chat, cellulare, mail. Queste applicazioni richiedono
un’infrastruttura tecnologica convergente e basata su IP e
sono spesso il punto di partenza per l’adozione di
soluzioni più evolute e personalizzate sulle specifiche esigenze
aziendali. Infatti, le esigenze che spingono gli investimenti in
iniziative Unified Communication & Collaboration da parte dei
diversi attori aziendali sono molteplici. La ricerca della School
of Management evidenzia fra le più rilevanti il supporto alla
collaborazione (60%), l’efficienza e la riduzione dei costi
(54%) e l’efficacia e tempestività dei processi e delle
decisioni (43%).

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