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Gestione documentale efficace per gli studi legali

Per gli studi legali è di fondamentale importanza l’accesso ad una biblioteca efficiente ed aggiornata per la consultazione di testi e materiale di…

Pubblicato il 01 Nov 2008

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Per gli studi legali è di fondamentale importanza
l’accesso ad una biblioteca efficiente ed aggiornata per
la consultazione di testi e materiale di ricerca. Lo studio
legale americano Hansen Bridgett ha studiato una soluzione
informatica in collaborazione con la software house americana
Content Innovations, per evitare che la ricerca di tomi e
riviste occupi buona parte del tempo dei 150 avvocati associati
allo studio.

La biblioteca è dotata di oltre 17.000 testi disposti su
oltre 350 scaffali dislocati su diversi piani della sede di
Hansen Bridgett. A ciascun volume, scaffale e piano è stato
associato un codice a barre che permette di tracciare
esattamente la posizione dei testi. La lettura dei codici viene
effettuata attraverso un terminale industriale portatile che si
connette alla rete wireless della sede e comunica in tempo
reale al sistema gestionale la posizione di ciascun libro e le
sue caratteristiche. Il motore di ricerca del sistema
gestionale indicizza il sommario dei testi archiviati
permettendo ricerche precise. L’avvocato può così
prelevare il giusto volume scannerizzando il codice a barre e
tracciando così l’avvenuto prelievo.

A fronte di un investimento complessivo di circa 40 mila
dollari, i benefici sono stati notevoli. Il tempo medio di
ricerca è sceso da 2 ore a circa 2 minuti, migliorando la
qualità delle scelte (grazie

all’indicizzazione automatica del sommario) ed
aumentando il tempo dedicato allo studio dei casi dei clienti.
Inoltre, il numero di volumi smarriti si è azzerato, con
conseguenti benefici tangibili dovuti all’elevato costo
dei testi specialistici da riacquistare. La ricerca delle
informazioni non è più un collo di bottiglia per Hansen
Bridgett, bensì un vantaggio competitivo che permette di
fornire ai clienti un servizio migliore.

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