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Gros, il business della distribuzione funziona meglio con la digitalizzazione

La società consortile, che gestisce 14 insegne fra cui Il Castoro, Spendi Bene, IperTriscount, Pim Supermercati, ha reso digitali prima le fatture e i DDT e, in seguito, tutto il processo di consegna. Risultato: una riduzione dei costi del 65% e personale libero di gestire meglio le attività

Tra gli esempi di una distribuzione illuminata, che ha deciso di investire nell’innovazione digitale per ottimizzare i processi di consegna ma anche per rendere più efficiente il dialogo della filiera, c’è una realtà italiana interessante: si chiama GROS ed è l’acronimo di Gruppo Romano Supermercati.

Società consortile costituita da 70 aziende, GROS ha al suo attivo ben 14 insegne: Il Castoro, Spendi Bene, IperTriscount, Pim Supermercati, Pewex, CTS Supermercati, Sacoph, Dem Supermercati, M.A. Supermercati, Idromarket, Top Supermercati, Effe Supermercati più, Ipercarni.

Dal 2002 ad oggi, il gruppo ha potenziato la sua rete distributiva, e oggi ha raggiunto i 160 punti vendita, tutti distribuiti nell’area metropolitana di Roma e in altre province del Lazio.

Il successo del brand, infatti, si deve a una strategia distributiva che, dall’antipasto al caffè, è assolutamente incentrata su una valorizzazione della produzione romano-laziale.

Il modello di business, atto a favorire l’economia di un territorio ricco di risorse e a una clientela attenta al prezzo ma anche alla qualità, nel 2014 ha generato un fatturato di 1,3 miliardi di euro e, a dispetto della crisi economica nazionale, con una crescita costante rispetto agli anni precedenti.

Pim supermercati

Con due magazzini di proprietà e uno in outsourcing che ospitano merci pari a oltre 20mila articoli diversi (tra prodotti secchi, freschi, surgelati e refrigerati), GROS rappresenta oggi una valida alternativa alle tante insegne nazionali ed estere presenti sul medesimo territorio.

La qualità del servizio va di pari passo con la qualità dell’informazione. A supportare la gestione del business, infatti, una serie di sistemi informativi diversi che, proprio un anno fa, hanno portato la direzione a rivedere le logiche organizzative puntando a nuovi modelli di standardizzazione e di efficienza.

«Movimentiamo oltre 180mila bolle l’anno - spiega Alessandro Borgia, Direttore Finanziario di CE.DI. GROS -: e un volume di fatture nell’ordine di oltre 120mila documenti. Nel 2014 abbiamo deciso di digitalizzare ulteriormente i nostri processi di consegna. Il primo obbiettivo? Uniformare tutte le attività dei soci».

La volontà di standardizzare le procedure attraverso una digitalizzazione più evoluta andava incontro anche alle esigenze di dematerializzare la documentazione per snellire tutte le procedure relative a varie attività, in particolare le contestazioni e le cauzioni, innalzando al contempo i livelli di controllo su tutte le attività in essere. La reingegnerizzazione era finalizzata a innescare un circolo virtuoso dalla produzione alla distribuzione, all’insegna della massima trasparenza e condivisione informativa tra tutti gli interlocutori coinvolti. Con l’obiettivo di accrescere il proprio grado di flessibilità e performance operativa, dunque, alla fine del 2014 CE.DI.GROS inizia a implementare tre nuovi moduli di gestione della suite Tesi TMS, il Transportation Management System di Tesisquare.

Tracciabilità e rintracciabilità documentale

«Oltre a consentirci notevoli risparmi sulla carta - prosegue Borgia -, la dematerializzazione ci  permetterà di risparmiare in termini di risorse, che saranno finalmente libere di occuparsi di attività più importanti rispetto, ad esempio, alla ricerca di un DDT in un archivio. Secondo le nostre stime, la nuova tecnologia ci consentirà di ridurre i costi nell’ordine del 65%, rispetto alla gestione precedente. La tracciabilità e la rintracciabilità dei documenti introdotta dalle soluzioni Teisisquare ci garantirà sempre la massima supervisione dei processi e una multicanalità che inaugura uno smart working di nuova generazione per tutto il nostro Gruppo».

Un caso emblematico è la gestione dei contenziosi: all’anno parliamo di oltre 30mila documenti che oggi CE.DI. GROS potrà gestire con la massima puntualità ed efficienza, avendo un livello di monitoraggio del servizio estremamente dettagliato.

Un altro plus dell’implementazione sarà la gestione delle cauzioni rispetto ai pallet e ai supporti che la digitalizzazione ha notevolmente migliorato. Chi si occupa di distribuzione conosce molto bene il problema. Strumento cardine della logistica, la gestione dei pallet è tra le attività più critiche: non costano molto, ma le migliaia di quantità movimentate ogni giorno nel mondo li trasforma in valore. I bancali, infatti, si rompono, vengono rubati e, soprattutto, si perdono in giro, diventando motivo di infinite diatribe tra produttori, distributori, trasportatori. Poter monitorare le consegne, le giacenze, i resi e tutto il processo legato alle cauzioni ridurrà notevolmente il lavoro da parte delle amministrazioni. Ottimizzare questa parte della gestione attraverso un modulo dedicato, non solo velocizza i processi ma, soprattutto, innalza i livelli di supervisione e di controllo  dei servizi, rendendo  più trasparente la risoluzione del trouble ticketing.

Nel processo di movimentazione delle merci, inoltre, c’è tutta una serie di servizi indotti: una consegna non conforme a un ordine per un’inversione di prodotto, un out of stock, un collo deteriorato o una consegna troppo vicina alla data di scadenza.

A livello di CeDi l’innovazione digitale di CE.DI. GROS porta feed back più veloci rispetto alle contestazioni, con uno snellimento delle attività a carico dell’amministrazione. Il tutto con una condivisione delle informazioni, sempre aggiornate e senza più ridondanze di sorta.

Punti vendita e trasportatori sempre più smart

Anche per tutti i punti vendita, i benefici della dematerializzazione e della standardizzazione saranno tanti: al di là di una più efficiente gestione documentale oggi, ad esempio, ogni responsabile avrà la certezza della presa in carico della contestazione e, nel caso, potrà documentare anche fotograficamente lo stato della merce, in modo da offrire una prova provata. Oltre alla dematerializzazione dei DDT passivi e delle fatture accompagnatorie il nuovo sistema assicurerà visibilità immediata rispetto alle movimentazioni e alle giacenze delle cauzioni.

La digitalizzazione ha portato anche nuove modalità di risoluzione e di approccio a livello di interscambio: Tesisquare, in qualità di partner tecnologico, ha studiato un modo più veloce ed efficace per gestire la firma dei documenti di trasporto da parte del punto vendita.

Perno tecnologico dello sviluppo la tecnologia NFC: quando l’operatore deve firmare, infatti, invece di passare da un soluzione tramite tavoletta e firma grafometrica, si limita a usare il proprio badge. Il tag NFC, infatti, in quanto tecnologia univoca, certificata e contactless, ha memorizzata la firma: una volta avvicinato il badge allo smartphone NFC del trasportatore, la procedura  in tempo reale sottoscrive la firma digitale, registrando tutto a sistema.

«I vantaggi apportati dalla nuova gestione - conclude Borgia - includono anche la conservazione sostitutiva di tutta la gestione documentale: attraverso una formula in cloud abbiamo ottenuto i migliori vantaggi della dematerializzazione dal punto di vista organizzativo, funzionale, economico e operativo: standardizzazione, efficienza e massima condivisione di tutti i processi, con una trasparenza informativa che ci permette, nel caso, di rivedere quali sono le anomalie nella filiera. I vantaggi della nostra scelta tecnologica arrivano anche ai consumatori perché le economie di scala si raggiungono in due modi: limando i prezzi dei prodotti e limando i costi dei servizi. Grazie a questa ottimizzazione riusciremo dunque a ridurre le spese e quindi ad aumentare la nostra competitività».

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16 maggio 2016